Оформление финансовых документов и отчетов

Оформление финансовых документов и отчетов

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, представляемый руководителю структурного подразделения, организации (предприятия) или вышестоящему органу.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок их составления и оформления.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера являются: наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

Наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»; «Отчет о работе аттестационной комиссии …»).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались, последовательность отчета должна соответствовать последовательности расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работы структурных подразделений подписываются руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом подписываются руководителем подразделения и ответственным за подготовку отчета.

Отчеты о работе организации утверждаются руководителем организации или вышестоящим органом.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие справочные материалы.

 

4. Общие правила оформления организационно-распорядительных документов

Общие правила оформления организационно-распорядительных документов включают требования к организационно-распорядительным документам, определяемые стандартом, и правилами оформления ОРД, определяемые №Альбомом форм унифицированных организационных документов унифицированная система организационно-распорядительной документации» подготовленные ВНИИДАД».

4.2. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Требования к оформлению организационно-распорядительной документации определяются ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД УС ОРД требования к оформлению документов» и включают:

· требования к составу реквизитов документов;

· Требования к бланкам документов.

4.2.1. Состав реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляют его формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документа, называют типовым формуляром.

ГОСТ РФ Р6.30-97 «Унифицированная система документов. Система организационно-правовой документации. Требование к оформлению документов» устанавливает набор реквизитов и их распоряжение на бумажном носителе. ГОСТом установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет значительно меньше. Расположение реквизитов представлено на рисунке 4.1. и 4.2.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов используют следующие реквизиты:

— 01 – Государственный герб РФ;

— 02 – Герб субъекта РФ;

— 03 – Эмблема учреждения (организации) или товарный знак (знак обслуживания);

— 04 – код учреждения(организации);

— 05 – основной государственный регистрационный номер

— 06 – идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учёт (ИНИ/КПП)

— 07 – код формы документа;

— 08 – наименование учреждения (организации);

— 09 – справочные данные об организации;

— 10 – наименование вида документа;

— 11 – дата документа;

— 12 – регистрационный номер документа;

— 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— 14 – место составления или издания документа;

— 15 – гриф ограничения доступа к документу;

— 16 – адресат;

— 17 – гриф утверждения;

— 18 – резолюция;

— 19 – заголовок к тексту;

— 208 – отметка о контроле;

— 21 – текст документа;

— 22 – отметка о наличие приложений;

— 23 – подпись;

— 24 – гриф согласования;

— 25 – визы согласования документов;

— 26– печать;

— 27 – отметка о завершении копии;

— 28 – отметка об исполнителе;

— 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— 30 – отметка о поступлении документа в организацию;

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа) представлено на рис. 4.1.

Требования к оформлению указанных реквизитов представлены в лекциях.

 

4.2.2. Требования к бланкам документов

Документы изготовляют на бланках. Устанавливают два стандартных формата бланков:

А4 (210х297 мм)

А5 (148х210 мм)

Каждый лист, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются либо типографским способом, либо воспроизводятся с помощью средств вычислительной техники.

Ряд документов можно писать от руки (заявления, объяснительные записки), но с распоряжением всех реквизитов.

Если документы (письма, постановления) создаются несколькими организациями, то они оформляются не на бланках. В этом случае наименование организаций печатаются продольно, подписи располагаются на одном уровне. В наименовании должности вписываются наименование организации.

 

Рис. 4.2 Образец общего бланка организации

Рис. 4.3 Образец продольного бланка письма организации

Рис. 4.4 Образец продольного бланка письма структурного подразделения организации

Рис. 4.5 Образец продольного бланка письма должностного лица

Рис. 4.6 Образец бланка конкретного вида документа организации

 

4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов

Как было указано к организационно-распорядительным документам относятся следующие группы документов:

— Организационные документы;

— Распорядительные документы;

— Справочно-информационные документы;

— Справочно-аналитические документы;

4.3.1. Правила оформления организационных документов

К организационным (организационно-правовым) документам относятся:

— Устав;

— Договор (Учредительный договор, Трудовой договор);

— Положение о структурном подразделении;

— Инструкция (Должностная инструкция работнику);

— Структура и штатная численность;

— Штатное расписание;

— Правила (правила внутреннего трудового распорядка)

— Графи отпусков.

 

4.3.2. Правила оформления распорядительных документов

К распорядительным документам относятся:

· Решение;

· Постановление;

· Приказ;

· Распоряжение;

· Указание;

4.3. Правила оформления организационно-распорядительных документов

Как было указано к организационно-распорядительным документам относятся следующие группы документов:

— Организационные документы;

— Распорядительные документы;

— Справочно-информационные документы;

— Справочно-аналитические документы;

4.3.1. Правила оформления организационных документов

К организационным (организационно-правовым) документам относятся:

— Устав;

— Договор (Учредительный договор, Трудовой договор);

— Положение о структурном подразделении;

— Инструкция (Должностная инструкция работнику);

— Структура и штатная численность;

— Штатное расписание;

— Правила (правила внутреннего трудового распорядка)

— Графи отпусков.

 

5. Совершенствование состава и форм документов предприятия

5.1. Основные направления совершенствования состава и форм документов

 

В каждой организации создаются, кроме организационно-распорядительных документов, документы по обеспечению выполнения функций управления:

· Планирования;

· Снабжения;

· Производство;

· Сбыт;

· Отчёт.

Объём документов зависит от числа сотрудников, работающих в организации и типа организации (выполнения функций данной организацией). Типы организаций представлены на рис. 5.1.

В зависимости количества документов, функционирующих в организации, потребность в разработке документов по совершенствованию состава и форм документов и автоматизации документооборота может быть слабой или сильной.

 «Мини-офис», «Мало сотрудников мало документов». Малые предприятия, представительства, филиалы крупных предприятий, потребность в разработке документов по совершенствованию состава и форм документов и автоматизации документооборота, выражена весьма слабо.

«КБ, Архив, СМИ» — «Мало сотрудников, много документов» имеет потребность в хранении и поиске документов, а следовательно в автоматизации работы с документами.

«Коммерческая фирма» — «Много сотрудников, мало документов», система электронной обработки документов нужна.

«Крупное предприятие» (министерства, холдинги, корпорации) много сотрудников, много документов», система электронной обработки документов крайне необходима.

Направлениями совершенствования состава и форм документов являются унификация и стандартизация.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения.

Применительно к управленческим документам унификация заключается в установлении единообразия в составе и формах управленческих документов, издаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации.

В практике совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:

— термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

— организационные структуры организаций, учреждений, и предприятий;

— классификаторы управленческих функций;

— управленческая документация.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм документов, применяемых для документирования управленческой деятельности.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в классификаторе, табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия).

 

5.2. Классификатор форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)

5.2.1. Назначение классификатора форм документов, применяемых в деятельности организации (предприятия)

Классификатор форм документов. Применяемых в деятельности организации (предприятия) – это перечень, разрешаемых к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса.

Классификатор форм документов предназначен для:

· оптимизации состава применяемых в организации форм документов по функциям управленческой деятельности;

· унификации форм документов организации (предприятия);

· упорядочении документальной базы организации (предприятия) в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Применение классификатора форм документов позволит:

· установить единую классификацию документов в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· исключить возможность неоправданного создания новых форм документов;

· учесть количество видов и форм документов.

В текущей деятельности организации (предприятия) классификатор форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществить оперативный поиск документов по выполняемым функциям.

 

5.2.2. Разработка классификатора форм документов

Разработка классификатора форм документов включает следующие этапы:

· предпроектное обследование;

· выбор форм классификатора;

· формирование структуры классификатора;

· отбор форм документов для включения в классификатор.

В процесс предпроектного обследования формируется карта документа, в которую вносятся следующие сведения:

· полное наименование документа;

· наименование функции и задачи (назначение документа)

· другие сведения о документе, необходимые для разработки классификатора.

Карта документа представлена в табл. 5.1. Одновременно с заполнением карты документа подбираются эталонные образцы каждой формы документа.

Карты документа составляются каждым подразделением предприятия и передаются ответственному специалисту по разработке классификатора форм документов. В соответствии с правилами стандартизации в зависимости от уровня управления классификаторы форм документов должны быть:

· общероссийскими;

· отраслевыми;

· предприятия.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК -011-93) существует.

Отраслевые классификаторы форм документов и классификаторы форм документов предприятий в своё время создавались.

Состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) представлен в табл. 5.2. Форма распространения документов в Общероссийском классификаторе документов представлена в табл. 5.3. примеры распоряжения документов в Общероссийском классификаторе документов представлены в табл. 5.4.

Система классификации в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) представлена в табл. 5.5. Классификатор форм документов предприятия (пример ОАО «ЛМЗ») представлен в табл. 5.6. Классификатор форм документов предприятия (рекомендуемый) представлен в табл. 5.7. Пример заполнения классификатора форм документов предприятия представлен в табл. 5.8.

 

Состав Общероссийского классификатора управленческой деятельности (ОКУД)

ОК 011-93

 

Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Унифицированная система банковской документации

Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений

Унифицированная система отчётно-статистической документации

Унифицированная система учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий

Унифицированная система документации по труду

Унифицированная система документации пенсионного фонда Российской Федерации

Унифицированная система внешнеторговой документации

 

Формирование структуры классификатора осуществляется в соответствии с рекомендациями представленными в разделе 5.5 «структура классификатора, табеля и альбома форм документов».

Отбор форм документов для включения в классификатор осуществляется с учётом следующих предпосылок:

· отбор унифицированных форм документов, перечисленных в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) применяемых на предприятии;

· отбор унифицированных форм документов, перечисленных в отраслевом классификаторе управленческих документов (КУДО) и применяемых на предприятии;

· отбор форм документов, утвержденных нормативно-правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ;

· отбор форм документов, утверждённых органами отраслевого управления, межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

· внутренние формы документов, , утвержденных нормативно-правовыми актами организации;

Примечание 1. Внутренние документы включаются в классификатор после анализа целесообразности их применения, исключения дублирующих форм, выборы наиболее рациональных форм.

 

5.3. Табель форм управленческих документов

Табель форм управленческих документов предприятия – это перечень разрешённых к применению форм документов с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и оформления.

5.3.1. Назначение табеля форм управленческих документов

Применение табеля форм документов позволяет:

· установить единую классификацию документов организации в соответствии управленческими функциями и задачами

· исключить возможность неоправданного создания новых форм

· учесть количество, видов и форм документов организации

· нормативно закрепить процедуру подготовки управленческих документов

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документов.

Основное назначение табеля форм документов нормативное закрепление процедуры подготовки управленческих документов.

5.3.2. Разработка табеля форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. предпроектное обследование

2. выбор форм табеля

3. формирование структуры табеля

4. отбор форм документов для включения в табель

 В процессе предпроектного обследования формируется карта документа.

Карта документа была представлена в табл. 5.1.

По сравнению со сведениями, необходимыми для разработки классификатора, в карте документа должны быть включены операции работы с документами:

· подписание;

· согласование (внешнее);

· визирование;

· утверждение;

· проставление печати.

Форма табеля форм документа определяются целью и задачами, стоящими перед разработчиками. В зависимости от уровня управления табель форм может быть:

· Общероссийским

· Отраслевым;

· Предприятия.

Общероссийский табель форм документов рекомендован государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) и представлен в табл. 5.9.

ГСДОУ рекомендует также создание отраслевого табеля форм документов в Министерствах и ведомствах «В целях сокращения количества форм документов Министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. Составление документов, не указанных в табели запрещается».

Форма табеля форм документов Министерства представлена в табл. 5.10.

Специалисты по организации работы с документами и делопроизводству (Кудряеев В.А., Андреянова В.В., Басаков М.И., Стенюков М.В.) рекомендуют разрабатывать табели форм документов предприятий

Табель форм документов предприятия представлены:

В табл. 5.11 (Кудряев В.А.)

В табл. 5.12 (Стенюков М.В.)

В табл. 5.13 (Андреянова В.В.)

В табл. 5.14 (Баскаков М.И.)

Представлен в табл. 5.12. табель форм документов. Применяемых в ОАО «невская Мануфактура» (рекомендуемый) представлен в табл. 5.15.

Примечание 1.

Большое количество форм табеля форм документов объясняется тем, что ни ГСДОУ, ни авторы по организации работы с документами (Кудряев В.А., Стенюков М.В.) и делопроизводству (Басаков Б.И.) не рекомендуют создание в организации классификатора форм документов.

Примечание 2.

В случае невозможности разработки табеля форм документов по всем функциям (отсутствие информации, отсутствие опыта, трудоёмкость разработки др.) табель может разрабатываться по одной (важной) функции:

· Внешняя периодическая отчётность;

· Кадровая деятельность;

· Плановая деятельность;

· Финансовая деятельность.

Форма отчётов и донесений (НПО «Теплоприбор») представлен в табл. 5.16). Форма табеля периодической отчётности (форма статистической отчётности) ЛОМО представлен в табл. 5.17. Форма табеля внешней периодической отчётности (НПО «Ленинец») представлена в табл. 5.18. Пример заполнения табеля форм документов, применяемых на ОАО «ЛМЗ» представлена в табл. 5.19.

 

 

5.4. Альбом форм документов предприятия

5.4.1. Назначение альбома форм документов

 

Альбом форм документов предприятия – это сборник эталонных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия по основным функциям управления.

Форма документа – это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными в определённом порядке на носителе информации. Альбом форм документов предназначен для решения следующих задач:

· Установление оптимального набора реквизитов и показателей для формы документов

· Составления текстов унифицированных форм документов

· Составление образцов заполнения документов.

Разработка и введение альбома форм документов обеспечивает:

· Сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов;

· Оперативность реализации функций управления предприятием.

5.4.2. Порядок разработки альбома форм документов

Разработка форм альбома документов включает следующие этапы:

· Отбор эталонных форм документов;

· Установление оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа;

· Определение информации необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления;

· Унификация текстов документа.

В зависимости от уровня управления альбомы форм документов могут быть:

· Общероссийскими;

· Отраслевыми;

· Предприятия.

В общероссийские альбомы форм документов должны входить документы, входящие в общероссийский классификатор управленческих документов (ОКУД). В настоящее время разработан и функционирует Альбом «Унифицированная система организационно-распорядительных документов». Состав Альбом «Унифицированная система организационно-распорядительных документов» представлен в табл. 5.20. Состав унифицированных форм организационно-распорядительных документов (пример) представлен в табл. 5.21.

В отраслевые альбомы форм документов должны входить документы, включённые в отраслевые классификаторы управленческих документов (КУДО). В альбом форм предприятия входят документы, действующие на предприятии и включённые в классификатор форм документов предприятия.

 

Инструкция по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты

1. Пор учёту кадров

Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (Ф №Т-1)

Приказ (распоряжение) о приёме работников на работу (Ф № Т-1а)

Применяется для оформления и учёта применяемых по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за приём всех лиц, применяемых на работу в организацию.

При оформлении приказа (распоряжения) о приёме на работу указываются наименования структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приёме на работу, а также условия приёма на работу и характер представляющей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временного отсутствующего работника, для выполнения определённой работы и тд.).

Подписанный руководителем организацией или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику(ам) подписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приёме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2 или №Т-2 ГС), а в бухгалтерию открывается лицевой счёт работника (формат 54 или №Т-54а).

Эталонные формы документов представляются структурными подразделениями предприятия вместе с картой документа при разработке классификатора и табеля предприятия (см. раздел 5.2.2. и 5.3.2).

Состав реквизитов документов и их расположение на бланке в настоящее время определён только для организационно-распорядительных документов (ГОСТ Р 6.30 –2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

При определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретных задач управления необходимо руководствоваться методическими рекомендациями «Унификация текстов управленческих документов». Росархив. ВНИИДАД.

 

5.5. Разработка структуры классификатора, табеля и альбома форм документов

5.5.1. Назначение структуры

Структура классификатора, табеля, альбома и форм документов – это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией (предприятием). Структура классификатора, табеля, альбома и форм документов должна быть единой и может строиться:

· По функциональному признаку (организация управления, планирование, материально-техническое снабжение, сбыт, финансы и т.д.)

· По структурному признаку (по подразделениям предприятия, представленным в структуре)

Функциональный признак является предпочтительным, так как:

· Документы предназначены для выполнения определённых функций и задач управления;

· Состав подразделений предприятия может меняться, что приведёт к корректировке классификатора, табеля.

5.5.2. Разработка структуры классификатора, табеля, альбома форм документов

При разработке структуры (разделов) классификатора, табеля и альбома форм документов могут быть использованы:

· Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения

· Перечень разделов табеля форм документов, представленных в учебниках по организации работы с документами (например, под ред. Кудряева В.А.)

· Опыт организаций.

Перечень разделов структуры классификатора (табеля, альбома) форм документов, построенному по функциональному признаку, представлен в табл. 5.22.

Как видно из представленной таблицы, каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. На наш взгляд для разработки структуры классификатора (табеля и альбома) форм документов необходимо представить не только функции, но и задачи ( в опыте организаций задачи отсутствуют) (перечень типовых управленческих задач не предназначался для структуры классификатора). Перечень разделов табеля форм документов, построенного по функциональному признаку представлен в табл. 5.23, 5.24, 5.25.

 

 

5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов

Применение и ведение классификатора, табеля и альбома форм документов обеспечивает:

· Соответствие используемых форм документов выполняемым функциям и задачам управления (как по составу форм, так и по их содержанию)

· Юридическую силу документов, действующих на предприятии;

· Исключает возможность неоправданного создания новых форм документов;

· Установить единую классификацию документов в соответствии с функциями и задачами управления;

· Учесть количество видов и форм документов;

· Нормативно закрепить процедуру подготовки и оформления управленческих документов;

· Сократить затраты времени на составление, оформление и обработку документов;

· Обеспечить оперативность, реализацию функций управления и принятия решений, в том числе операций по подписанию, согласованию, визированию.

Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов, внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется службой документационного обеспечения управления.

В процессе ведения классификатора и табеля в него включается все вновь утверждённые и введённые в действие формы документов, а также формы документов, в4лючение которых основывается на практической целесообразности.

В этом случае структурное подразделение, предлагающее форму документа должно дать необходимое обоснование. Включение новых форм документов в классификатор и табель даётся только с разрешения руководителя организации, т.е. его приказом, который должен быть согласован со специалистом по документационному обеспечению управления.

В связи с необходимостью периодического обоснования классификатора, табеля и альбома форм документов (включение новых форм, исключение отменённых форм документов). Наиболее целесообразной является электронная форма документов.

 

6. Основы документооборота

6.1 Понятие документооборота

В соответствии с ГОСТР 51141-98 под «документооборотом» принимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения или отправления. Однако данное определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие) понятия документооборота.

«Под документооборотом предприятия следует понимать упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними соответствующих подразделений и должностных лиц»

«Под документооборотом понимается последовательность прохождения документа через исполнителей от момента его составления до момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.

«Документооборот – это движение (маршрут движения) документов в аппарате управления».

«Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранения».

«Последовательность выполнения операций конкретного процесса может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций, возможность их механизации, а также их взаимосвязь».

Разбирая употребляемое в ГОСТ Р51141-98 при определении документооборота слово «движение» в общем случае изменение можно сделать вывод, что при движении документов с ними происходят изменения.

Продвижение – это процесс, что означает совокупность последовательных действий для достижения каких-либо результатов. Имеются и другие понятия «процесса».

«Процесс – набор взаимосвязанных и взаимодействующих операций (действий) которые преобразуют входы и выходы».

«Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы».

«Процесс – совокупность последовательности и/или параллельных выполняемых операций, преобразующих материальный или/и информационные потоки с другими свойствами».

Рис. 6.1 Представление процесса в стандарте ISO-9000:2000 ГОСТ Р.ИСО-2001.

Рис. 6.2

Таким образом, документооборот – это технологическая схема движения документов по пунктам их переработки (подразделения, должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных на решения определенных задач (преобразования информации) с момента получения или создания документа до завершения исполнения и отправки адресатам или сдачи на хранение.

6.2 Характеристики докумнентооборота

Основными характеристиками документооборота являются:

· Направление;

· Содержание;

· Объём документооборота;

· Скорость движения документов;

· Стоимость выполняемых типовых операций.

Остановимся более подробно на каждой характеристики.

6.2.1 Направления документооборота

По направлению документооборот делится на :

· Горизонтальные документопотоки, связывающие организации одного уровня;

· Вертикальные документопотоки, связывающие организации разного уровня;

§ Документы, получаемые вышестоящей организацией от подчинённых организаций;

§ Документы, направляемые вышестоящим органам власти и управления подчинёнными организациями.

6.2.2 Содержание документооборота

Документооборот по отношению к управленческому объекту характеризуется:

· Входящий документооборот;

§ Документы вышестоящих организаций, директивные указания, нормативные и методические акты;

§ Документооборот от подведомственных организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные записки);

§ Документы от не подчинённых организаций (документы, направляемые на согласование)

§ Обращение граждан.

· Исходящие документы;

§ Документы, издаваемые в данной организации и отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)

· Внутренний документооборот, документы создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за пределы организации;

§ Организационно-распорядительные документы

§ Плановые

§ Отчётные

§ Финансовые

6.2.3 Объём документооборота

Объём документооборота- количество документов (создаваемых или определённых) Q за определённый период времени (t) месяц, год.

o Число входящих документов в год;

o Число исходящих документов в год;

o Число внутренних документов в год;

o Равномерность документооборота (колебания документооборота по месяцам по отношению к среднему);

o Объём документооборота по структурным подразделениям;

o Объём документов в разрезе видов документов;

o Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа документов, поставленных на контроль к общему числу документов);

o Средний объём информации в одном документе (количество страниц (листов) машинописного текста в одном документе);

o Среднее число копий на один документ;

o 6.2.3 Скорость движения документов

o Скорость движения документов:

— Время регистрации одного документа;

— Время передачи документа на исполнение (от поступления документа в организацию до передачи его исполнителю);

— Время передачи документа между структурными подразделениями;

— Время поиска документа по известным атрибутам (где находится документ №___ от _____ из организации ___)

— Время поиска документа с неизвестными атрибутами;

— Время подготовки и согласования типовых документов (протоколов, приказов, договоров, плановых работ и т.п. Измеряется с даты получения подготовки до согласования со всеми необходимыми лицами);

— Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчётов по делопроизводству (количество вх, исх, состояние исп;

o 6.2.4 Стоимость выполняемых типовых операций над документами

o Стоимость выполняемых типовых операций над документами:

— Стоимость рабочего времени сотрудников

— Затраты на оплату труда;

— Затраты на аренду производственных помещений

— Налоговые выплаты

— Стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами

— Бумага;

— Расходные материалы;

— Копировальные аппараты;

— Принтеры;

o 6.2 Понятие операции. Классификация операций

o Как было уже сказано, одним из элементов документооборота (процесса, работы) является операция. Дж. Милвард предложил делить конторской работы на операции:

o «Операция – часть выполняемой работы с документами, сделанная с той или иной степенью детализации». Он же предложил делить конторские работы на операции физического труда и на операции умственного труда.

o Операции физического труда представлены в табл. 6.2.

o Операции умственного труда представлены в табл. 6.2.2.

Существуют и другие понятия операций:

«Операцией называют любое преднамеренное изменение характеристики предмета»

«Операция – часть работы с документами, сделанная с той или иной степенью детализации»

«Операции можно рассматривать как простые действия определённого характера стабильные по содержанию. Операции можно разделить на творческие, логические, технические и их комбинации».

«При оргпроектировании под работой процессом следует понимать законченный цикл взаимосвязанных операций, выполненных в определённой последовательности группой работников или одним исполнителем».

«Технология выполнения работа должна состоять (должна быть разложена) на его составные операции и элементы, которые могут быть:

· Творческими;

· Логическими;

· Нетворческими.»

 

6.3 Способы фиксации документооборота

6.3.1 Общие положения

Способы фиксации документооборота можно разделить на способы представления и виды использования.

К способам использования документооборота относятся:

  1. Документооборот для всей организации
  2. Документооборот для структурного подразделения
  3. Документооборот для функции (задачи), документа
  4. Документооборот принятия решения

Каждый вид и способ представления документа имеет преимущества и недостатки. Выбор и способ представления документооборота определяется целью формирования, возможностями получения информации, квалификацией специалиста, составляющего документооборот.

Каждый вид документооборота имеет несколько способов фиксации:

1. Документооборот для всей организации

1.1 Связь документов с работами (функциями)

1.2 Схема документооборота

1.3 Карта линейной ответственности (Д. Клиланда, В. Кинга)

1.4 Схема документных связей (схема получаемых, отправляемых документов)

1.5 Схема документооборота по всей организации

1.6 Матрица документальных связей

 

Схема документальных связей работ (функций) и документов (п. 1.1) – это графическое изображение работ (функций) и связанных с ними документов.

Достоинства: возможность показать связи работ (функций) и документов и , таким образом, представить все документы (весь документооборот) организации (предприятия)

Недостатки: невозможность показать связь документов и исполнителей, а также операции по обработке документов

Схема документальных работ (функций) и документов (фрагмент) представлена на рис. 1.1. Схема документооборота (для всей организации) представлена на рис. 1.2.

 

Схема документальных связей (схема получаемых и отправляемых документов) – представляет собой таблицу, на которой показаны: перечень документов, получаемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-отправителя документов, периодичность (срок) получения документов) и перечень отправляемых организацией (наименование формы документа, наименование организации-получателя документа, периодичность (срок получения документов).

Достоинства – простота.

Недостатки – отсутствие операций над документами и над операциями, отсутствие маршрута движения документов.

Документооборот предприятия представлен в табл. 1.2.

 

Схема документооборота всей

Организации – это графическое изображение потока движения документа с изображениями операций работы над документами, как основных (над информацией, содержащейся в документе) так и вспомогательных (над самим документом).

Существует два вида схемы документооборота:

• С изображением исполнителя операции (располагается над операцией)

• Без изображения исполнителя операции

Данные схемы документооборота разрабатывается для:

• Отдельных групп документов (входящие, исходящие, внутренние)

• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)

На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость выполнения операции.

Операции могут иметь условные обозначения.

Достоинства: возможность показать маршрут движения документов (отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей операции, трудоёмкость операций.

 

6.4 Совершенствование документооборота

6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость совершенствования документооборота

Существует объективные и субъективные причины роста числа документов. К объективным причинам относятся:

§ Увеличение объёма выпускаемой продукции

§ Рост масштабов организации и увеличесние числа структурных подразделений и числа сотрудников

§ Увеличение числа выполняемых функций

§ Расширение связей (производственных, сбытовых, торговых, внешнеэкономических и др.)

§ Увеличение потребности в информации при принятии решений руководителями

К субъективным причинам относятся :

§ Дублирование документов вследствие дублирования функций

§ Недостаточное внимание к созданию нормативной базы, т. ч. к унификации и стандартизации

§ Отсутствие подразделения и специалистов, занимающегося работой по документационному обеспечению управления и несущего ответственность за эту работу

§ Отсутствие разработанных нормативных документов по унификации и стандартизации (количества, состава форм документов)

§ Несвоевременное или некачественное выполнение поручений и договорных обязательств

Основные цели совершенствования документов:

§ Повышение эффективности управленческой деятельности

§ Ускорение движения документов в организации

§ Уменьшение трудоёмкости обработки документов

Одним из условий сокращения количества документов является упорядочение документооборота, определение принципов.

6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования рациональной схемы документооборота

К принципам совершенствования документооборота относятся:

§ Специализация (пребывание документа у исполнителя должно быть связано с необходимостью выполнения определённой организации)

§ Прямоточность (исключение (ограничения) возврата движения документа)

§ Параллельность (параллельное выполнение различных операций для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения)

§ Ритмичность (однократность пребывания документа в каждом структурном подразделении или у одного исполнителя)

§ Непрерывность (документооборот не должен иметь тупиков)

§ Должны быть рассмотрены все возможные варианты движения документов

6.4.3 Требования к документообороту

Реализую принципы формирования документооборота, перечисленные ранее, можно определить требования к документооборота:

§ Прямоточность движения документов, т.е. прохождение документов через наименьше количество пунктов

§ Однократность выполнения каждой операции

§ Избирательность распределения документов между руководителями, специалистами и техническими специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями

§ Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий

§ Единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов

6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота

Работы по совершенствованию документооборота включают в себя:

§ Организация и совершенствование документооборота предприятия в целом:

• Входящих документов

• Внутренних документов

• Исходящих документов

§ Организация и совершенствование документов по отдельным группам документов (отдельным выполненным функциям)

• Плановые

• Отчётные

• Сбытовые

§ Организация и совершенствование выполнения операций по отдельным документам, в т.ч.

• Годовой отчёт, бухгалтерский баланс

• Стратегический план, бизнес план развития

Примечание 1

Работы по совершенствованию документооборота организации в целом проводится независимо от работ по разработке классификатора, табеля и альбома форм документов и заключаются (фиксируются) в «Инструкции по делопроизводству».

Примечание 2

Работы по совершенствованию документооборота по отдельным группам документов и по отдельным документам проводится, обычно, после разработки классификатора и табеля документов.

Примечание 3

Для проведения работ по совершенствованию документооборота по отдельным группам документов и по отдельным документам заполняется продолжение карты документа (см. табл.) «Карта документооборота (фарзац 2)

6.4.5 Методы совершенствования документопотока

Методы совершенствования документопотока:

• Создание и внедрение системы унифицированных документов;

• Унификация текстов документов

• Создание информационно-поисковых систем

• Регламентирование документообразования и прохождения документов

• Введение компьютерной технологии обработки документов

6.4.6 Порядок формирования документооборота

Необходимо составить существующую (существующие) схемы документооборота. Для этого необходимо дополнить карту документа, составленную ранее для получения классификатора и табеля форм документов:

• Откуда поступает документ;

• Куда направляется документ

• Периодичность (срок) поступления документа

• Периодичность (срок) представления документа

• Операции (действие) проводимая над документом

• Время (трудоёмкость) операции (действия)

• Используемые средства оргтехники (вычислительной техники)

Имея существующую схему документооборота, можно судить о её рациональности, и построить схему предлагаемого документооборота. Для фиксации и анализа движения документопотоков используются:

• Табличные маршрутно-технологические карты

• Документограммы

• Графические оперограммы

• Информационные модели

6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки документооборота

Препятствиями на пути внедрения системы разработки документооборота являются:

• Нерешительность

• Недоверие

• Недисциплинированность

• Неудобство

• Неодобрение

• Непрерывность

• Неподготовленность

Разберём каждое из препятствий более подробно

Нерешительность

При мысли о том, какое количество документов необходимо привести в порядок и каких расходов это потребует, те специалисты, которым предстоит этим заниматься, просто теряются.

Недоверие

Многие организации просто не относят документы к разряду информационных ресурсов.

Руководитель фирмы – это прежде всего человек, обладающий необходимыми знаниями и отвечающие за вложение ресурсов. Документооборот способствует утверждению идей, о том, что информационные ресурсы представляют коммерческую ценность и ими необходимо управлять

Недисциплинированность

Во многих организациях дисциплина не дотягивает до необходимого уровня, когда дело доходит до управления документацией. Одна из причин – обыкновенная халатность, но нередко истинная причина заключается в том, что сотрудникам компании просто не хватает знаний относительно методов работы с документами (хранения, контроля, обеспечения безопасности)

Неудобство

Неудобство возникает в связи с проблемой цейтнота в работе. В наши дни от работников требуют «делать больше меньшими затратами». Поток информации растёт и передвигается всё быстрее, а люди не всегда успевают действовать в таком же ритме.

Неодобрение

Некоторые считают привычной форму представления более удобной. Убедить людей отказаться от этого предпочтения может быть нелегко по той простой причине, что в понимании многих «от добра добра не ищут». Электронный документ, снабжённый электронной подписью, может вызвать возражения с точки зрения закона и просто потребительского восприятия

Непрерывность

В организации происходят какие-либо изменения и реорганизации. Когда сотрудники уходят из организации, бумажные архивы либо остаются на фирме, либо тоже исчезают. Перед теми, кому достанутся в наследство эти архивы, встают не лёгкая задача, просмотреть массу материалов. В результате образуется простой выход в деятельности организации, когда нет доступа к части документов.

Неподготовленность

Пользователи всячески теряют интерес и энтузиазм по поводу введения новой системы, если руководство организации не выделило достаточных средств для необходимого поручения и повышения квалификации. Руководство компании должно внушить каждому из сотрудников о необходимости внедрения системы документации и о том, что от этого зависит выживание их фирмы на рынке и что должно быть проведено переобучение сотрудников и для этого должны быть вложены необходимые ресурсы.

 

 

[1] Инструктивный характер носят также такие широко применяемые на практике акты, как «правила», «рекомендации», «методические рекоменда­ции», «методические указания» и другие документы, имеющие одинаковую юридическую природу. С целью введения единообразия в систему право­вых актов и сокращения разнообразных форм актов, имеющих одинако­вую природу, целесообразно объединить все перечисленные выше акты в «инструкцию».



Источник: studopedia.net


Добавить комментарий