Учуд сводные таблицы

Учуд сводные таблицы

Сводная таблица MS Excel — это мощный инструмент анализа данных. Данный инструмент позволяет извлекать из большого массива данных информацию, в каком угодно разрезе, делая при этом всего несколько кликов мышкой. В этой статье я постараюсь рассказать на простом и понятном языке, по шагам, что и как нужно делать, чтобы получить в свое распоряжение этот необычайно удобный инструмент MS Excel.

 

Требования к исходным данным.

Итак, основа любой сводной таблицы это правильно построенный массив данных — «правильная таблица». На рисунке ниже вы можете видеть пример правильно сформированного массива данных:

Как построить сводную таблицу?

Давайте разберем в чем, собственно говоря, «правильность» этой таблицы? Правильность заключается в том, что:

  • В каждом столбце содержатся только однотипные данные, в столбце А только Даты, в столбце В только Документы, в столбце С только Клиенты, Деньги в Деньгах, Поставщики в Поставщиках, Категории Товаров в Категориях и так далее… В такой таблице мы можем очень легко использовать Фильтр;
  • Столбцы с однотипными данными не повторяются;
  • В таблице нет никаких итоговых строк, только «чистые данные»;
  • В таблице нет пустых ячеек в текстовых данных, в каждой строчке есть название и Клиента, и Товара, и Поставщика, и Менеджера и так далее…

К слову сказать, в массиве, совершенно не имеет значения в какой последовательности стоят столбцы и по какому полю отсортированы данные. Это никак не влияет на построение Сводной таблицы. 

А вот пример «неправильной таблицы», из которой, хоть ты тресни, а Сводная таблица не построится, а если и построится, то работать с данными будет совершенно невозможно… Такими таблицами нас обычно «радуют» наши «любимые» учетные системы, которые выдают нам их в виде отчетов, совершенно не приспособленных для дальнейшего анализа:

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_2.png

В чем ее «неправильность»? Правильно, в одном столбце и Клиенты, и Товарные категории, и Наименование товара… Чтобы из такой таблицы построить Сводную, нужно еще помучиться, а именно растащить по разным столбцам разнотипные данные… Как это сделать читайте в статье «Как быстро построить сводную таблицу из отчета 1C или SAP?».

Вот еще один пример «Неправильного массива»:

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_3.png

Тут целый букет «неправильностей»:

  • Во-первых, столбцы «Поставщик» и «Категория» имеют пустые ячейки, соответственно мы не можем воспользоваться фильтром;
  • Во-вторых, практически в каждом столбце есть строки «Итого…», они совершенно не нужны для построения Сводной таблицы, более того они будут только мешать;
  • В-третьих, столбец «Общий итог» так же не нужен;
  • В-четвертых, однотипные данные, а именно «Деньги», стоят аж в трех столбцах: «янв», «фев» и «мар», что значительно затруднит построение Сводной таблицы, а значит, нам придется с ними, что-то делать…

Но это все для отдельного разговора, если вы хотите научиться быстро, преобразовывать такие «кривые таблицы» в «правильные массивы» читайте статьи: «Как быстро построить сводную таблицу из отчета 1C или SAP?» и «Как быстро преобразовать таблицу в массив для сводной таблицы?»

Собственно, построение Сводной таблицы:

Берем «правильный массив», курсором встаем в любую ячейку массива, в главном меню выбираем вкладку «Вставка», в левом углу, в разделе «Таблицы» нажимаем кнопку «Сводная таблица»:

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_4.png

В открывшемся диалоговом окне «Создание сводной таблицы» нажимаем «ОК»:

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_5.png

MS Excel создаст новый лист, на котором обозначит место вставки Сводной таблицы, а справа выведет окно настройки полей Сводной таблицы, в котором вы увидите все названия столбцов своего массива:

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_6.png

Начинаем настройку Сводной таблицы. Какой разрез мы хотим получить? Товарные категории в разрезе Менеджеров — пожалуйста. Наводим мышку на поле «Категория», нажимаем на нем левой кнопкой мышки и тащим его в поле «СТРОКИ». Поле «Менеджер» тащим в «КОЛОННЫ», «Сумму» тащим в «ЗНАЧЕНИЯ»:

Как включить видео?

kak-postroit-svodnuyu-tablitsu_7.gif

Чтобы увидеть видео включите в браузере GIF-Анимацию.

Хотите добавить группировку по Поставщику, перетащите его в «СТРОКИ» и поставьте перед Категорией или после… Где хотите. Хотите убрать какое-то поле, просто снимите галочку.

Смело экспериментируйте.

Добавить комментарий



Источник: e-xcel.ru


Добавить комментарий